Die zwei Ebenen jeder Kostenkalkulation
Ebene 1: Fixkosten pro Monat. Sie laufen, ob du verkaufst oder nicht: Shopsystem oder Hosting, Tools und Software, Buchhaltung, gegebenenfalls Lagerplatz und Personal. Diese Ebene ist die einfache — sie steht auf Rechnungen und lässt sich in zehn Minuten addieren.
Ebene 2: variable Kosten pro Bestellung. Sie entstehen mit jedem Verkauf — und hier verstecken sich die Posten, die Kalkulationen kippen: Wareneinsatz, Versand und Verpackung, Zahlartgebühren, anteilige Retourenkosten, Werbekosten je Bestellung. Wer nur Ebene 1 rechnet, weiß, was der Shop kostet — aber nicht, ob er sich trägt.
Checkliste: alle Kostenarten eines Online-Shops
Fixkosten (pro Monat)
- Shopsystem / Hosting: Miete fürs Shopsystem oder Server + Wartung + Updates.
- Tools & Software: E-Mail-Marketing, Warenwirtschaft, Bewertungs-Tool, Rechtstexte — einzeln klein, zusammen ein eigener Posten.
- Buchhaltung & Steuerberatung: wächst mit Belegmenge und Marktplätzen.
- Lager & Personal: ab dem Punkt, an dem Küche oder Keller nicht mehr reichen.
- Deine Zeit: der ehrlichste Posten. Wer sie mit 0 € ansetzt, subventioniert den eigenen Shop.
Variable Kosten (pro Bestellung)
- Wareneinsatz: Einkaufspreis inklusive Bezugskosten (Fracht, Zoll).
- Versand + Verpackung: Porto plus Karton, Füllmaterial, Etikett — die Verpackung wird am häufigsten vergessen.
- Zahlartgebühren: je nach Zahlart grob 1–3 % vom Bestellwert plus Fixbetrag pro Transaktion.
- Retouren-Anteil: Retourenquote × Kosten je Retoure — jede behaltene Bestellung trägt die zurückgeschickten mit. Wie du die Kosten je Retoure ermittelst, steht im Retouren-Ratgeber.
- Werbekosten je Bestellung: Werbebudget geteilt durch die Bestellungen, die daraus entstanden sind. Bei bezahlter Werbung oft der größte Einzelposten nach dem Wareneinsatz.
- Umsatzsteuer: kein Kostenposten im engeren Sinn, aber der erste Abzug: vom Bruttopreis gehören 19 % Umsatzsteuer nicht dir.
Beispielrechnung: was von 29,90 € übrig bleibt
Ein Produkt für 29,90 € brutto, mit typischen Annahmen (dein Shop hat andere Zahlen — genau deshalb lohnt die eigene Rechnung):
Beispiel: Kosten pro Bestellung
| Verkaufspreis (brutto) | 29,90 € |
| − Umsatzsteuer (19 %) | −4,77 € |
| − Wareneinsatz | −9,00 € |
| − Versand + Verpackung | −5,10 € |
| − Zahlartgebühr | −0,80 € |
| − Retouren-Anteil (10 % Quote × 8 €) | −0,80 € |
| − Werbekosten je Bestellung | −6,00 € |
| = Deckungsbeitrag pro Bestellung | 3,43 € |
3,43 € pro Bestellung — davon müssen jetzt noch die Fixkosten bezahlt werden. Bei 500 € Fixkosten im Monat braucht dieser Shop 146 Bestellungen, nur um auf null zu kommen. Die gleiche Rechnung als Video: „Was bleibt von 29,90 € übrig?" auf YouTube.
Kosten pro Bestellung nach Warenkorbwert: die Tabelle
Die Kosten einer Bestellung bestehen aus zwei Sorten: Prozent-Kosten, die mit dem Warenkorb wachsen (Wareneinsatz, Zahlartgebühr), und Fix-Kosten je Bestellung, die bei 25 € genauso hoch sind wie bei 100 € (Versand, Verpackung, Retourenabwicklung, Werbung). Genau diese zweite Sorte macht kleine Warenkörbe so teuer. Mit den Annahmen des Rechners oben (30 % Wareneinsatz, 5,10 € Versand, 2 % + 0,20 € Gebühr, 10 % Retouren à 8 €, 6 € Werbung):
| Warenkorb brutto | Netto | Kosten je Bestellung | Deckungsbeitrag | Anteil DB am Netto |
|---|---|---|---|---|
| 25,00 € | 21,01 € | 19,79 € | 1,22 € | 5,8 % |
| 35,00 € | 29,41 € | 23,08 € | 6,33 € | 21,5 % |
| 45,00 € | 37,82 € | 26,37 € | 11,44 € | 30,3 % |
| 60,00 € | 50,42 € | 31,31 € | 19,11 € | 37,9 % |
| 80,00 € | 67,23 € | 37,88 € | 29,34 € | 43,6 % |
| 100,00 € | 84,03 € | 44,46 € | 39,57 € | 47,1 % |
Unter etwa 25,00 € Warenkorb arbeitet dieser Shop mit Verlust — nicht, weil die Marge schlecht ist, sondern weil 11,10 € Versand und Werbung bei 21,01 € Netto-Erlös nicht zu verdienen sind. Ab 60 € trägt jede Bestellung zweistellig. Daraus folgen die drei wirksamsten Hebel gegen „hohe Shop-Kosten": den Mindestbestellwert oder die Versandkostenfrei-Schwelle so setzen, dass Bestellungen unterhalb des Break-even-Warenkorbs die Versandkosten selbst tragen; den Warenkorb heben (Bundles, Staffelpreise — jeder Euro mehr im Warenkorb kostet fast nichts); und die Werbekosten je Bestellung messen statt schätzen, weil sie in dieser Rechnung der größte Fixposten sind.
Rechne deinen eigenen Break-even-Warenkorb einfach im Rechner: Warenkorbwert so lange senken, bis der Deckungsbeitrag null wird. Für einzelne Produkte statt ganzer Warenkörbe ist der Preiskalkulations-Rechner das passendere Werkzeug — er kennt auch Mindestpreis und Retouren-Kipppunkt.
Vom Kostenblock zur Preiskalkulation
Die Kostenliste ist die halbe Arbeit — die andere Hälfte ist die Frage, ob dein Preis diese Kosten trägt. Dafür gibt es unseren Preiskalkulations-Rechner: Verkaufspreis, Wareneinsatz, Versand, Zahlart, Retourenquote und Werbekosten eintragen — er zeigt dir Deckungsbeitrag, Gewinnschwelle und den Punkt, ab dem ein Produkt Verlust macht. Ohne Anmeldung, Ergebnis in einer Minute.
Der Fehler, den fast alle machen: Kosten stehen in fünf Systemen
Wareneinsatz steht in der Warenwirtschaft, Versandkosten beim Versender, Gebühren beim Zahlungsanbieter, Werbekosten im Werbekonto, Retouren im Shop-Backend. Jedes System zeigt seinen Ausschnitt — keins die ganze Rechnung. Deshalb wird die Kostenkalkulation typischerweise einmal gemacht, veraltet dann und weicht still von der Realität ab, während sich Portokosten, CPCs und Retourenquoten längst bewegt haben. Die Kalkulation ist kein Dokument, sie ist ein laufender Prozess — und genau das ist der Punkt, an dem man sie automatisieren sollte.