Was die Warenwirtschaft zeigt — und was sie damit meint
Eine Warenwirtschaft bucht Vorgänge: Wareneingang mit Einkaufspreis, Auftrag mit Verkaufspreis, Lagerbewegung, Rechnung, Zahlung. Daraus entstehen drei Zahlen, die jeder Händler kennt: der Rohertrag (Verkaufspreis netto minus Einkaufspreis, je Artikel und Beleg), der Bestand (je Lager, je Artikel, oft mit Mindestbestand-Warnung) und die offenen Posten (Forderungen, Verbindlichkeiten, Fälligkeiten). Alle drei sind korrekt — und alle drei beziehen sich auf das, was in der Warenwirtschaft gebucht wird.
Was dort nicht gebucht wird, weil es in anderen Systemen entsteht: die Kosten, die eine Bestellung nach dem Wareneinsatz verursacht. Das Werbekonto weiß, was die Kampagne gekostet hat, aber nicht, welche Artikel sie verkauft hat. Der Zahlungsanbieter behält seine Gebühr ein, bevor das Geld ankommt — in der Warenwirtschaft erscheint eine Auszahlungsdifferenz, kein Betrag je Bestellung. Und die Retoure ist ein Warenrücklauf mit Lagerbuchung, nicht ein Kostenvorgang mit Rückversand, Bearbeitung und Wertverlust.
Die Rechnung: vom Rohertrag zum Ergebnis
Beispiel-Shop: 400 Bestellungen im Monat à 39,90 € brutto, Einkaufspreis 12,00 €, Versand 4,90 € je Sendung, Zahlartgebühr 2,5 % + 0,35 €, 10 % Retourenquote, 6,00 € Rückversand und Bearbeitung je Retoure, 10 % Wertverlust der Ware, 2.400 € Werbekosten (6,00 € je Bestellung), 2.500 € Fixkosten. Die erste Zeile ist das, was die Warenwirtschaft ausweist.
| Rohertrag laut Warenwirtschaft (400 × [33,53 € − 12,00 €]) | 8.611,76 € |
| − Versand und Verpackung, die du trägst (400 × 4,90 €) | −1.960,00 € |
| − Zahlartgebühren (400 × 1,35 €) — beim Anbieter einbehalten | −539,00 € |
| − Retourenkosten: 40 Retouren × 28,73 € Verlust je Retoure (Erlös weg, Hinversand weg, Rückversand, Wertverlust, Gebühr) | −1.149,18 € |
| = DB2 — was 400 Bestellungen vor Werbung einbringen | 4.963,59 € |
| − Werbekosten (Google, Meta) | −2.400,00 € |
| = DB3 — nach allen variablen Kosten | 2.563,59 € |
| − Fixkosten (Warenwirtschaft, Shop, Lager, Gehalt) | −2.500,00 € |
| = Ergebnis vor Steuern und Unternehmerlohn | 63,59 € |
Von 8.611,76 € Rohertrag bleiben 0,7 %. Die Warenwirtschaft hat nicht gelogen — sie hat die erste Zeile gezeigt. Die vier Abzüge dazwischen liegen beim Logistiker, beim Zahlungsanbieter, im Lager und im Werbekonto, und keiner davon ist je Artikel gebucht. Genau das ist der Bedarf, der in Händlerforen regelmäßig auftaucht: „Wie bekomme ich Werbekosten, Zahlungsgebühren und Retouren in meine Marge?" — und meist unbeantwortet bleibt, weil die Antwort nicht in der Warenwirtschaft liegt.
Die drei Lücken im Detail
1 · Werbekosten: das Werbekonto kennt keinen Einkaufspreis
Google Ads und Meta rechnen je Kampagne, je Tag, je Klick. Sie ordnen Umsätze zu — nach ihrer Attribution — und kennen weder Einkaufspreis noch Retourenquote der verkauften Artikel. Die Warenwirtschaft wiederum bekommt vom Werbekonto höchstens eine Sammelrechnung am Monatsende. Der ROAS von 6,65 im Beispiel wirkt komfortabel; ob er reicht, entscheidet die Deckungsbeitrags-Marge der beworbenen Artikel — im Beispiel 37 %, Break-even-ROAS 3,22. Für einen Artikel mit 15 % Marge wäre derselbe ROAS ein Verlust. Schließen: Werbekosten je Kampagne auf die verkauften Artikel verteilen (Monatskosten ÷ Bestellungen als Näherung, je Kampagne gegen Artikel als Ziel) und als Kostenart „Werbung je Bestellung" neben den Wareneinsatz stellen. Rechenweg: ROAS-Rechner.
2 · Zahlartgebühren: einbehalten, nie gebucht
PayPal 2,49 % + 0,35 €, Shopify Payments Basic 2,1 % + 0,30 €, Stripe 1,5 % + 0,25 € (Stand 26.08.2026) — die Gebühr wird vor der Auszahlung abgezogen. In der Warenwirtschaft erscheint ein Zahlungseingang, der kleiner ist als die Rechnung, und eine Sammelbuchung „Gebühren" im Rechnungswesen. Auf 400 Bestellungen sind das 539 € im Monat, die in keiner Artikelmarge stehen. Schließen: Gebühr je Bestellung aus dem Tarif rechnen (% vom Brutto-Betrag plus Fixbetrag) und je Zahlart als Kostenart führen; bei Retouren beachten, dass Anbieter die Gebühr ganz oder teilweise einbehalten.
3 · Retouren: Warenrücklauf ist nicht Retourenkosten
Die Warenwirtschaft bucht die Retoure korrekt: Ware zurück ins Lager, Erlös storniert. Was sie nicht bucht: Der Hinversand ist verloren, der Rückversand kostet, die Bearbeitung kostet Zeit, die Ware verliert Wert, die Gebühr fließt nicht zurück. Im Beispiel kostet jede Retoure 28,73 € mehr, als eine behaltene Bestellung bringt — bei 10 % Quote 2,87 € auf jede Bestellung. Für Mode mit 30 % Quote sind es 12,31 €. Schließen: Retourenquote je Artikel aus der Warenwirtschaft (die kennt sie!) mit dem Verlust je Retoure multiplizieren und als Erwartungswert je Bestellung führen. Rechenweg: Ratgeber Retouren-Kosten.
Drei Wege, die Lücken zu schließen
| Weg | Was du bekommst | Was es kostet | Grenze |
|---|---|---|---|
| Tabelle neben der Warenwirtschaft | DB1–DB3 je Artikel, Stand heute — die Excel-Vorlage rechnet 20 Artikel | 20 Minuten je Artikel, wöchentlich neu | Keine Historie, keine Kampagnen-Zuordnung, keine Bestände |
| Zusatzfelder in der Warenwirtschaft | Kostenarten „Werbung je Bestellung", „Gebühr je Zahlart", „Retourenkosten je Artikel" als Felder oder Kalkulationsschema | Einrichtung plus Pflege: Werte müssen von außen eingetragen werden | Die Werte altern; das Werbekonto liefert sie nicht automatisch |
| Modell mit angebundenen Quellen | DB3 je Artikel jede Nacht aus Warenwirtschaft, Shop, Zahlungsanbieter und Werbekonten; Break-even je Kampagne; Stockout-Risiko; Liquiditätsvorschau | Verbindung je Quelle, nur lesend | Braucht Zugang zu allen vier Quellen — das ist der Job von de_core |
Welcher Weg passt, hängt an der Sortimentsgröße: Bei zehn Artikeln reicht die Tabelle, bei hundert werden die Zusatzfelder zur Pflegeaufgabe, bei dreihundert Artikeln und drei Kanälen ist die Rechnung ohne angebundene Daten nicht mehr aktuell zu halten.
In einer Stunde: die drei Lücken für dein meistverkauftes Produkt
- Rohertrag aus der Warenwirtschaft — Verkaufspreis netto minus Ø Einkaufspreis (inklusive Fracht und Zoll, sonst zu hoch).
- Versand je Sendung aus der letzten Logistikrechnung: Gesamtbetrag ÷ Sendungen, plus Verpackung.
- Zahlartgebühr deines häufigsten Anbieters: % vom Brutto-Betrag plus Fixbetrag.
- Retourenquote je Artikel aus der Warenwirtschaft, Verlust je Retoure aus Rückversand, Bearbeitung, Wertverlust.
- Werbekosten je Bestellung aus dem Werbekonto: Monatskosten ÷ Bestellungen.
- Alles in den Deckungsbeitrags-Rechner — DB1, DB2, DB3, Kipppunkt der Retourenquote und die Bestellungen, die du für deine Fixkosten brauchst.
Die Grenze dieses Ratgebers
Er rechnet einen Artikel mit einem Durchschnitt. Ein Sortiment hat hunderte Artikel mit eigenem Einkaufspreis, eigener Retourenquote und eigener Werbung — und die Artikel mit dem besten ROAS sind oft die mit negativem DB3. Um das zu sehen, müssen Warenwirtschaft, Shop, Zahlungsanbieter und Werbekonten je Artikel zusammenrechnen. Genau das rechnet de_core jede Nacht — mit VARIO, xentral, weclapp oder JTL als Quelle, nur lesend, jede Zahl mit Herkunft.